Les reunions de treball són terribles. Heus aquí com millorar-los.

Quan intenteu entendre per què les reunions fan feina tan intensament, pot ajudar a utilitzar l'analogia de les nostres pesqueries que esgoten ràpidament. El pescador realment no té cap incentiu per aturar la pesca, i els països no poden arribar a un acord absolut sobre qui hauria de ser responsable de quins peixos cauen sota la seva jurisdicció. I, doncs, ningú fa molt per millorar la situació, amb tota probabilitat robant les futures generacions de l'oportunitat de menjar-se amb els rodets de tonyina picant i el peix espasa a la graella que vam gaudir amb tanta abundància.

La cultura que envolta les reunions de treballadors pateix un problema similar. Mentre que la majoria de les reunions tenen un líder de facto, algú que dirigeix ​​el programa, mai no és la tasca d’aquesta persona “esbrinar com fer bones reunions.” La gent també ha acceptat l’estat actual de les coses com a inevitables: sabem que les reunions fan feina, que són Sempre he aspirat, així que per què perdre el temps tractant de fer-los millors? Com a resultat, han seguit omplint els nostres horaris en una mena de tragèdia en el lloc de treball dels béns comuns.

"És un entorn privilegiat", explica Joseph Allen, professor de psicologia industrial i organitzativa de la Universitat de Nebraska a Omaha. Invers. "Sabem que hem de tenir-los, però no hi posem molta energia. I, tret que tothom de la reunió faci esforços per millorar-lo, no canviarà … i és estrany que algú tracti de millorar-los."

Com que la nostra capacitat de comunicar-se entre nosaltres ha millorat al llarg dels anys, en un gir irònic, la quantitat de temps que passem a les reunions ha augmentat. Els empleats gasten ara una mitjana de 23 hores setmanals en reunions, des de menys de 10 en la dècada de 1960. El 71% dels directius sondejats en un estudi recent citat per la Harvard Business Review van dir que trobaven reunions ineficients i improductives. Gairebé tantes reunions no els van permetre fer el treball. Allen, que juntament amb alguns companys de la Universitat Clemson van completar recentment una revisió exhaustiva de gairebé 200 articles de recerca sobre reunions, diu que és massa hores. Els seus resultats es van publicar recentment a la revista Instruccions actuals en ciències psicològiques.

El fet que les reunions siguin sovint molestes o innecessàries no vol dir que siguin imprescindibles.

"Hem d’aconseguir que les persones amb informació diferent sobre el problema s’uneixin i trobin una solució innovadora i creativa que sigui d'esperar", explica Allen Invers. “Les reunions ens permeten col·laborar, ajudar-nos a obtenir els recursos que necessitem per a un projecte, prendre decisions. Són realment, molt importants. Però hem de tenir molta cura sobre el sobre-ús ”.

Un altre problema amb les reunions és que, malgrat el frustrant i essencial que realment són, en realitat no són tan estudiats. Per a la seva revisió sobre el tema, Allen i el seu equip van examinar cada un document que poguessin trobar que s’ha escrit des del 2006, una mica menys de 200. Això pot semblar molt, però si teniu en compte que s'han publicat més de 1.000 articles sobre el tema del lideratge des de l'any passat solament, i comenceu a adonar-vos que, en realitat, no sabem gaire coses sobre com fer una bona reunió tal com probablement hauríem de fer.

Afortunadament, els més de 200 estudis que Allen i el seu equip van examinar ho va fer oferir algunes orientacions sobre com podem fer les reunions una mica millor.

Abraça la invitació de cortesia

Allen diu que els estudis suggereixen que hauríem d'utilitzar més una invitació de cortesia. Un dels problemes més importants amb les reunions és que es deriven de les bones intencions; solem convidar a moltes persones que no necessiten estar allà. Els participants avorrits i poc conscients es troben amb verí, però al mateix temps, tampoc no voleu excloure a algú que pugui tenir un motiu més matisat o sorprenent per voler estar a l'habitació. Per solucionar aquest problema, Allen suggereix abraçar la invitació de cortesia: una invitació en la qual reconeixeu de manera molt explícita que només els esteu convidant com a cortesia i que probablement puguin saltar-la. A la gent li agrada saltar-se les reunions.

Matar l’informe d’estat

Hi ha tot un gènere de reunions increïblement freqüents i no té cap propòsit, diu Allen: El "round robin", "aquí és el que tothom està fent", informe d'estat on la gent passa per un cercle i explica el que està fent o compartir progrés en un projecte determinat. Aquest tipus d’informació ha de ser compartida electrònicament i convocar a tothom a verbalitzar és una pèrdua de temps. Allen va dir: "A no ser que estigui lligat a un projecte, no necessitem aquesta reunió".

Queixes de Quash però no acudits

Un cop realitzada una reunió, els resultats de Allen suggereixen que en realitat és bastant important crear espai per a l'humor. El riure ajuda a atraure la gent a la conversa, que promou la participació (que, al cap ia la fi, és el punt de tenir una reunió en primer lloc). A la vegada, Allen diu que hi ha un perill molt gran per queixar-se, que pot semblar bonic innocu ("vós heu fet tu?" veure el trànsit al 95 avui? ”), però pot promoure sentiments de despreniment i desesperança.

No siguis tard

Mentre que les reunions en què ningú parla, o si una persona domina la conversa és evidentment problemàtica, Allen diu que la investigació indica que el problema més insidioso de les reunions és, amb diferència, el retard. Mentre que "estar a temps" sembla un protocol bastant obvi, el extensió a la qual una persona que només té sis mesos de retard en una reunió pot fer descarrilar tot, en realitat és bastant impactant. Un dels estudis que Allen i el seu equip van examinar, per exemple, van tractar de trobar diferències en les actituds culturals al voltant del retard a través de la Xina, Xile, Itàlia, els EUA, Alemanya i els Països Baixos. Es tracta de cultures de llocs de treball força diferents, amb diferents valors al voltant del treball i, per tant, l’equip d’Allen hauria de trobar diferències culturals quant a l’importància de la puntualitat. No ho van fer, en absolut.

"Hi ha una certa consistència dramàtica en la frustració de presentar-se tard a les reunions", diu Allen. "Pensaria que la cultura del país, la seva vida a la llar, qui són com a persona afectaria la seva avaluació de l’experiència de la reunió, però el que hem trobat és que juntament amb la globalització de l’economia s’ha produït una globalització d’aquest tipus de entorn d’espai d’oficines. ”

En aquests temps de divisió, polaritzats, una de les poques coses que fem tot tenir en comú és que volem que la gent respecti el nostre temps. I quan arribeu tard, la gent no se senti allà i menja allà on preferirien; també conreen males sensacions sobre aquesta reunió, però no només totes les reunions que s’està produint en el futur. En altres paraules, quan arribeu tard a una reunió, no només arruïneu la reunió de la gent, sinó que us ajudarà a arruïnar la seva concepció de les reunions. Això em recorda, probablement hauria d’acostar.

Aquesta ha estat una versió adaptada del nostre document Estratègia un butlletí informatiu, un resum setmanal dels consells financers, professionals i d'estil de vida més pertinents que necessitareu per viure la vostra millor vida. Sóc James Dennin, editor d’innovació a Invers. Si teniu diners o preguntes sobre la vostra carrera, us agradaria veure la resposta aquí, envieu-me un correu electrònic a [email protected] - i envieu l’estratègia amb aquest enllaç!